Resmi Yazışma Kuralları
Bir ülkedeki devlete bağlı olarak çalışma gösteren kamu kurumlarına gönderilen dilekçe, metin, şikayet ya da talep yazılarına resmi yazı adı verilmektedir. Resmi yazı yazarken bazı kurallara dikkat etmenin yanı sıra yazdığınız yazıdaki bölümlere de dikkat etmeniz gerekiyor. Günümüzde hizmet veren birçok devlet kurumu olmasından dolayı her kurum için ayrı resmi yazışma kuralları bulunduğundan dolayı çeşitli sorunları, soruları ya da problemleri engellemek isteyen TSE, genel olarak resmi yazışma kurallarını belirlemiştir. Belirlenen kurallara uygun şekilde yazılar yazıldığı sürece yazdığınız metin ya da dilekçede herhangi bir sorun olmayacak ve tekrar doğru şekilde yazmanız için sizlere ilgili kurumdan uyarı gelmeyecektir. Aşağıda sıraladığımız noktalara göz gezdirirseniz özellikle devlet kurumlarına yazı yazarken avantajlı noktada bulunacaksınız.
Resmi Yazışma Kuralları Nelerdir?
- Resmi yazılar hazırlanırken A4 boyutunda beyaz kağıtlar kullanılabildiği gibi A5 boyutunda kağıtlar da tercih edilebilmektedir. %90 oranında A4 kağıt tercih edilse bile kimi kurumlar için hazırlanacak olan metinlere özellikle A5 boyut gerektiğinde herhangi bir tereddüt yaşamadan A5 beyaz kağıt da tercih edebileceğinizi unutmayın.
- Resmi yazılar ile ilgili düzenlemede TSE bazı bölümlerden söz etmiştir. Bu bölümleri yazımızın altında görebilirsiniz. Resmi yazışmaları yaparken aşağıda sıraladığımız bölümleri mutlaka geçirmeniz gerekiyor. Bir resmi yazışmanın en baş kuralını bu bölümler oluşturmaktadır.
- Resmi yazışmalar teknolojinin gelişmesi ve internetin artık her noktada ulaşılabilir olması neticesinde bilgisayarlarda yazılabilir hale gelmektedir. Bilgisayarlarda resmi yazı yazmak isteyen kişiler yazı tipi olarak Times New Roman yazı tipini tercih ederken yazı puntosu olarak 12 puntoyu ve renk olarak siyah rengi seçmelidir. Devlete ait kurumlara kimi zaman raporlar, sunumlar ve çeşitli dosyalar da gönderilmekte, bu belgeler de resmi yazışma şeklinde tanımlanmaktadır. Bahsedilen belgelerde farklı renklendirmeler, yazı boyutları ve yazı tipleri kullanılabilir.
Resmi Yazışmada Kullanılması Gereken Bölümler Nelerdir?
Resmi Yazışma Kuralları
- Başlık Bölümü; Yazının başlığında yazınız hangi kuruma gidecekse onun adı ve adresi yazılır. Kurumun adı ortalanmış şekilde üstte bulunmaktadır.
- Sayı ve Evrak Numarası: Devlet kurumlarında yazılan yazılarda sayı ve evrak numarası arasına – çekilerek yazılmaktadır. Tabi Word programında otomatik olarak yapabilirsiniz.
- Tarih Bölümü: Sağ üst kısma gün, ay ve yıl sıralaması ile yazılan tarihler arasında / işareti bulunmalıdır.
- Konu Bölümü: Birkaç sözcükle ifade edilen kurumun altında sol ortalanmış şekilde yazılan ve yazının içeriğini anlatan ifadedir.
- Gönderilen Makam: Konunun altından devam edilerek yazılan ve ortalanan ilgili kurumun hangi makamına, birimine yazının gönderileceğini açıklayan ibaredir.
- Metin Bölümü: Resmi yazışmanın içeriğinin kendi cümlelerinizle anlattığınız, resmi dille yazdığınız ve imla kurallarına dikkat ederek tamamladığınız bölümdür.
- İmza Bölümü: Metinin altına ad ve soyadla birlikte eklenen ve sağ altta yer alan bölümdür.
- Paraf Bölümü: Dilekçenin yazıldığı kurum içerisinde en yetkili 5 kişinin attığı parafların bulunduğu bölümdür.
- Adres Bölümü: İletişim amaçlı dilekçeyi yazan kişinin sol altta yer alan açık adresinin bulunduğu bölümdür.